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結婚式(ウエディング)のペーパーアイテム(招待状)作成〜投函までの段取りを確認しよう!!

結婚式(ウエディング)をこれから控えている皆さんは、ペーパーアイテム(招待状)の準備は進んでいますか?ここでは、ペーパーアイテム(招待状)作成〜投函までの段取りについて詳しくご紹介します。


結婚式(ウエディング)のペーパーアイテム(招待状)の役割とは?


日本国内で挙式するのか、海外挙式するのか、結婚式(ウエディング)を挙げる場所によっても段取りを行うペースは異なります。国内・海外挙式の大まかな目安と共に、ペーパーアイテム(招待状)作成〜ペーパーアイテム(招待状)発送までの一例をお伝えしています。是非、今後の参考にして下さいね。


ペーパーアイテム(招待状)作成〜ペーパーアイテム(招待状)発送までの段取りとは?


招待客に結婚式(ウエディング)の情報を伝えるペーパーアイテム(招待状)は、必ず準備しておかなければならないペーパーアイテムです。本状には結婚式(ウエディング)、結婚披露宴を挙げる日時、場所が記載されており、招待客に案内をお知らせするツールになっています。そして何よりペーパーアイテム(招待状)というのは、これから結婚式(ウエディング)を行う新郎新婦からゲストに向けた一番最初のおもてなしになります。


段取りの大まかな目安


【国内挙式】

半年前:結婚式(ウエディング)に招待するゲストを決定する
    招待客の住所を集める

4ヶ月前:ペーパーアイテム(招待状)のデザインや記載する内容を決定する
     記載する内容が決定後、具体的な詳細を決定する

3.5ヶ月前:ペーパーアイテム(招待状)を発注する
      ペーパーアイテム(招待状)を送る為に必要な切手を手配する
      ペーパーアイテム(招待状)の宛名書きを開始する

2〜3ヶ月前:ペーパーアイテム(招待状)を投函する

1ヶ月前:招待客の出欠返信を確認する
     出欠の集計を行い、出席者を確定する


【海外挙式】

海外挙式を行う場合、基本的にペーパーアイテム(招待状)作成の段取り時期は同じです。しかし、国内挙式と違って海外挙式を行うにあたり、海外挙式が決まった時点で前もって招待客の交通費・宿泊費を誰が負担するかについて相談する必要があります。友人等を海外挙式に招待する場合は、招待する友人の仕事の都合等も調整してもらわなければなりません。なので、海外挙式を挙げる方は、できるだけ早い段階で挙式の日程や場所を招待客に伝えて、参加の有無を確認しておく必要があります。

海外挙式する事が決定した:事前に招待客の交通費・宿泊費の相談をする
             航空券についてもリサーチする

1年〜半年前:招待したい友人に結婚式(ウエディング)の具体的な詳細を伝えて参加できるか事前に確かめる

       [伝える内容]
       ・挙式の日時
       ・挙式を行う場所
       ・交通費や宿泊費について

半年前:結婚式(ウエディング)に招待するゲストを決定する
    招待客の住所を集める

4ヶ月前:ペーパーアイテム(招待状)のデザインや記載する内容を決定する
     記載する内容が決定後、具体的な詳細を決定する

3.5ヶ月前:ペーパーアイテム(招待状)を発注する
      ペーパーアイテム(招待状)を送る為に必要な切手を手配する
      ペーパーアイテム(招待状)の宛名書きを開始する

2〜3ヶ月前:ペーパーアイテム(招待状)を投函する

1ヶ月前:招待客の出欠返信を確認する
     出欠の集計を行い、出席者を確定する


ペーパーアイテム(招待状)作成の準備手順


1.招待するゲストリストを作成・招待客の住所収集

まずは結婚式(ウエディング)に招待するゲストを挙げていき、ゲストリストを作成する事から始まります。その後、決定したゲストの住所収集を行います。住所収集する際は、招待するゲストにメール等で結婚式(ウエディング)の日程を伝え、事前に参加出来そうか否かの確認を含めて住所を教えてもらうと良いでしょう。

[住所を聞く際の注意点]
・郵便番号も含め、ゲストの住所をしっかり確かめる事
・ゲストの氏名の正しい表記を確かめる事
 ⇒旧字体・新字体どちらなのか、特殊表記の有無について等

これらをしっかり確認してゲストリストの管理をする事が大事になります。結婚式(ウエディング)というのは格式ある式である為、ペーパーアイテム(招待状)の宛名書きについても正式な氏名で提出する事が原則のマナーとなっています。

[save the date(セイブ・ザ・デート)]
最近は、save the dateと言って、ゲストに向けて正式なペーパーアイテム(招待状)を投函する前に「この日は空けておいてね!」とお知らせする為のペーパーアイテムもあります。このツールを事前に招待したいゲストに向けて活用するのもいいですね。

2.ペーパーアイテム(招待状)のデザインや記載する内容を決定する
ゲストが決定した後は、ペーパーアイテム(招待状)のデザインや記載する内容について決定していきます。

[ペーパーアイテム(招待状)のデザイン決め]
・自分達でオリジナルデザインを作成する
・プロの専門業者に依頼する
・自分達がお世話になる結婚式(ウエディング)場が用意しているものから選ぶ
・手作りキットを活用する

このように、様々な方法があります。結婚式(ウエディング)の準備には色々あり新郎新婦も忙しいため、プロの専門業者に依頼なさる事が多いです。プロ依頼の良い所は、クオリティーやデザイン性の高さが挙げられます。時間が無くとも素敵なペーパーアイテム(招待状)を作成したい新郎新婦は沢山いらっしゃり、業者依頼される方は多くなっています。

※デザイン決めで気を付ける事※

ペーパーアイテム(招待状)のデザインで大切な事は、自分達が行う結婚式(ウエディング)のコンセプトやテーマに沿った雰囲気に合わせる事です。例えば、カジュアルでアットホームな結婚式(ウエディング)を挙げる予定の場合、堅いデザインの物より、ポップで明るさが感じられるデザインテイストの方が式の雰囲気にマッチしていますよね。それに、ミスマッチなペーパーアイテム(招待状)を送る事で自分達が行う結婚式(ウエディング)の雰囲気が伝わりづらく、「結婚式(ウエディング)にどんな服装で出席したら良いのだろうか…」とゲストを悩ませてしまう事もあるのです。デザインの好みだけでペーパーアイテム(招待状)を選ばず、自分達の結婚式(ウエディング)のテーマを考慮しましょう。

[ペーパーアイテム(招待状)に記載する内容]
結婚式(ウエディング)のペーパーアイテム(招待状)というのは、正式な招待になり様々な立場の方に送るものです。そのため、必要な情報をしっかり記載する必要があります。また、結婚式(ウエディング)はフォーマルなお祝い事であり、文章のマナーとして句読点は使用せず空白で置き換えます。

[ゲストにアナウンスしたい事]
・挙式、披露宴には誰が参列するのか?
 ⇒(例)挙式は身内で行い、披露宴からゲストを招待する場合
     挙式案内を記した付箋は、式に招待する人にのみ同封します。
・ゲストに配慮した事項は?
 ⇒ドレスコードの指定
  暑さ対策について
  クロークの案内    等

[海外挙式の場合]
海外挙式される場合、ペーパーアイテム(招待状)には具体的な詳細情報を載せる事が大切です。旅費や宿泊費は誰が支払うのか、ヘアセットの有無、食べ物アレルギーに融通がきくか等、ゲストが現地で迷ってしまう事の無いように案内する事がポイントです。


3.ペーパーアイテム(招待状)の発注・切手の用意・宛名書き

ペーパーアイテム(招待状)に記載する具体的な内容が決定した後、ペーパーアイテム(招待状)を手配する為の発注をします。

[必要な切手]
・封筒
・投函分の寿切手
・返信ハガキに貼付する切手
[宛名書き]
・新郎新婦の直筆
・自分達で印刷
・業者に依頼(印刷・毛筆)

以上の三択から自分達はどうするか決定しましょう。手書きの場合は、文字バランスと品格、名前の書き間違いに充分注意しましょう。
※差出人名に関しては大体印刷です。

※宛名書きの決まり事※
・郵便番号は数字のみ記載し、郵便マーク「〒」は書かない
・手書きの場合は毛筆で記載するとベター
・文面は「縦書き」または「横書き」どちらかに統一する
・住所や建物名は正しい表記に従う事


4.ペーパーアイテム(招待状)の投函
投函の目安は、挙式日から約2ヵ月前がベストとされています。大安や友引等の吉日が良いとされており、その吉日を消印日(封筒に押される印)にします。吉日に投函するという厳密な決まりはありません。しかし、お祝い事のお日柄を大切にする習慣が日本ではあるので、吉日を選ぶ事でマナーや気遣いも招待客に伝わります。 また、ペーパーアイテム(招待状)を手渡しする主賓へはごあいさつも添えて手渡しするとよいでしょう。手渡しする際でも、切手を貼り名前を書いたペーパーアイテム(招待状)を渡すのがベターです。

5.出欠返信の集計

ゲストからの出席の有無の返信が来たら、出席するゲストを集計していきます。ゲストリストと照らし合わせてしっかりチェックしましょう。

アイテムのクオリティーは高く、労力・時間・コストは低くしたいという方は、当ショップへご依頼ください。当ショップでは、結婚式(ウエディング)のペーパーアイテム(招待状)や席次表といったペーパーアイテムのセミオーダーを承っております。オリジナルのアイテムで会場を彩りたい、ゲストに喜んでもらいたいという方は、ぜひご相談ください。

結婚式のペーパーアイテム(招待状・席次表・席札)印刷・制作・販売でおすすめの人気ペーパーアイテムショップ
おふたりらしい結婚式や家族婚を応援するPLUSH for Wedding(プラッシュフォーウエディング)概要

SHOP名 PLUSH for Wedding(プラッシュ フォー ウエディング)
サービス おふたりらしいウエディングを応援する、ペーパーアイテム制作・印刷・販売のWebショップ。
取扱い商品 結婚式(ウエディング) 招待状・席次表・席札・ウエルカムボード・メニューカード・アレンジパーツ(タッセル、リボン、アクセントカードなど)・シーリングワックススタンプ
住所 〒355-0002 埼玉県東松山市大字東平2160番地15
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